Extranet désormais obligatoire pour les copropriétés

27/07/2020

Depuis le 1er juillet 2020, la mise à disposition de documents pour les copropriétaires et le conseil syndical sur un extranet est obligatoire.

Le gouvernement a également autorisé les syndics de copropriété à organiser leurs assemblées générales à distance ou à voter par correspondance jusqu’au 31 janvier 2021.

Loi ELAN, suite

Depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical, un extranet sécurisé afin qu’ils puissent consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer.

Le décret du 23 mai 2019, en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, a précisé la liste minimale des documents dématérialisés, tout en maintenant le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.

Pour mémoire, la loi ELAN, réforme du droit de la copropriété, possède deux objectifs :

  • Faciliter la compréhension d’un ensemble de textes devenus complexes,
  • Favoriser la prise de décision en assemblée générale, notamment sur la rénovation et l’amélioration énergétique des immeubles.

Copropriétaires et conseil syndical : de nouveaux droits

Depuis le 1er juillet 2020, la mise en ligne de ces documents doit être effective pour les copropriétés ayant décidé de ne pas exempter leur syndic de l’obligation de mettre en place un extranet.

Ainsi figurent désormais accessibles à tous les copropriétaires :

  • Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes publiés lui apportant des modifications, ainsi que la dernière fiche synthétique réalisée par le syndic,
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble, ainsi que les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité,
  • Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, ainsi les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité,
  • L’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat,
  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, incluant les devis de travaux acceptés,
  • Le contrat de syndic en cours.

 

Mener à bien des missions d’assistance et de contrôle 

Sont accessibles au seul copropriétaire pour son lot :

  • Son compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale,
  • Le montant des charges prévu dans le budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire,
  • Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale,
  • Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés durant les trois dernières années.

 

Sont accessibles aux membres du conseil syndical, afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle :

  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires,
  • Le relevé des charges et produits de l’exercice échu,
  • Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés,
  • Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré,
  • La liste de tous les copropriétaires,
  • La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière.

 

Le conseil syndical doit veiller au respect de cette liste de documents établie et de réclamer au syndic tout document manquant.

Autorisation des assemblées générales à distance

Le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 a notamment modifié notamment les règles concernant le contrat du syndic de copropriété, le mandat du conseil syndical.

Il a également précisé qu’en raison des précautions sanitaires liées à l’épidémie de Covid-19, le gouvernement autorise les syndics de copropriété à organiser leurs assemblées générales à distance ou à voter par correspondance jusqu’au 31 janvier 2021. Les copropriétaires pourront ainsi prendre les décisions à travers des visioconférences ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

Les agences du réseau Diagamter peuvent réaliser la modification du règlement de copropriété, la répartition des charges et tantième définie dans le règlement de copropriété, et l’état descriptif de division, notamment grâce à un logiciel de calcul développé en propre. Elles sont également en mesure d’effectuer le Diagnostic Technique Global d’une copropriété, qui permet de connaître l’état général de l’immeuble ainsi que les travaux conseillés sur les dix prochaines années.

Nos diagnostiqueurs immobiliers certifiés se tiennent à votre disposition pour permettre aux syndics de copropriétés d’en savoir davantage sur ces obligations réglementaires.

 

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